元採用担当官の就活アドバイス

2009年8月15日 (土)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(8)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当官杉山秀文の寄稿第8弾です。

K.(12)面接編(4)集団の中での振る舞いから判断される
今回も、面接試験でよく使われる、グループ討議についてお話しましょう。

グループ討議では、応募者の、次のような面を主に見ます。

・リーダーシップ
・傾聴
・人への気遣い

◆リーダーシップ

会議などでも、積極的に発言し、議論をリードする人と、ただ時間が過ぎるのを待っているだけの人がいます。

面接の場でも、同様です。

採用面接という、「勝負の場」に出てきながら、じっとしている人って、いますよね。
「この人、何しに来たのだろう?」と思ってしまうのですが。

しかし、ただしゃべればいいというものではありません。

グループ討議で発言している人を観察していると、次のように分類できることに気づきます。

①自分の意見をきちんと言い、問題・疑問を投げかけ、人の発言を聞き、一定の結論を導き出そうする人=リーダーシップのある人

②とにかく自分の意見だけを言っている人=唯我独尊型の人

③他人の発言をなぞっているだけの人=他人迎合型の人

④批判のための批判やまぜっかえしだけの人、シニカルな発言を繰り返す人=評論家型の人

⑤何かと「そもそも論」を持ち出し、議論が進まない人=「実は何も考えていない」型の人、評論家型の人

このように整理してみると、お分かりいただけますよね?
会社が「欲しい」と思うのは、①のタイプです。

特に、②、④、⑤の人は、来て欲しくないタイプの典型です。
「シュガー社員」の名付け親の田北百樹子さんの言葉を借りると、「俺リスペクト型シュガー社員」となるのでしょうか。
教育してもどうにもならないタイプが多いです。

現在就職活動中の人、これから就職活動を迎える人は、友人との集まりやサークルなどでの自分の言動を振り返りましょう。

そしてもし自分に、このような傾向があると感じられたら、なんとか修正するようにすることをお勧めします。

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2009年8月14日 (金)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(7)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当官杉山秀文の寄稿第7弾です。

J.(11)面接編(3)
面接の手法には、次のようなものがあります。

①個別面接
②集団面接
③グループ討議
④アセスメント
⑤懇親会

今回は、グループ討議についてお話していきます

◆グループ討議とは

応募者を複数集めるという点では、前回お話しした「集団面接」と似ています。

ただ、集団面接はあくまでも「面接」。
面接官と応募者とのやり取り。

一方、グループ討議は、応募者同士のやり取りが中心になります。
会社の担当者は、「ファシリテーター」。
議論の進行を見守り、話が停滞したら何かネタを投げかけたり、ずっと黙っている人に発言を促したりといった役回りに徹します。

◆グループ討議のテーマは

グルプ討議のテーマに決まりはありません。

大体、次のようなものになるようです。

①採用試験的なもの
「会社に入ったら何をしたいか」、「どんなキャリアを積みたいか」といった、入社後のビジョンや、「学生時代に力を入れたこと」などの、経験談などです。

②時事的な話題

③抽象的なもの
「空」とか「時間」など、とらえどころのないテーマです。

テーマ自体を応募者に選ばせるという方法もあります。
グループで、どんなテーマにしたか、なぜそのテーマにしたのかをまず話し、それから討議に入ります。

私が採用担当だったころ、その日の新聞を配り、その中からテーマを選ばせるという方法をとったことがあります。

◆グループ討議では何が見られる?

グループ討議で、会社は応募者の何を見ているのでしょうか?

会社によっていろいろあると思いますが、基本的に、次の2つでしょう。

①討議での「立ち居振る舞い」
②ものの見方

◆討議での「立ち居振る舞い」

ここが一番重視されると言っていいでしょう。
実際、こういうことをやっても、発言内容は、当たり障りのないものになるのが大半です。

それで構いません。
会社も、この討議の中から、素晴らしアイデアが出てくるなどということは期待していません。当然ですが。

では、「立ち居振る舞い」とは何か?

それは、次の3つです。

・リーダーシップ
・傾聴
・人への気遣い

次回、このあたりのお話をしていきましょう。

グループ討議に限らず、採用試験全般に共通する要素がいろいろあります。

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2009年8月 7日 (金)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(6)

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当塾講師で元採用担当官杉山秀文の投稿第6弾です。

H.(9)面接編(1)

◆面接が最大のポイント

採用選考にはいろいろな方法がありますが、どの会社でも、ほぼ例外なく実施するのが、面接試験です。

そして、これが最大のポイントです。

モノを買う場合であれば、カタログやWebサイトの情報だけで判断することもあります。
しかし、ヒトを採用する場合、その人物を見ないで判断するわけにはいきません。

百聞は一見にしかず。

直接会って話をしないと、応募者がどんな人なのかは絶対にわかりません。

◆面接の「限界」を打破する工夫

しかし、面接にも限界があります。
30分~1時間程度の、限られた時間の中で、応募者の適性やレベルを完璧に把握するのは、不可能と言ってもいいでしょう。

しかし会社としては、「だから仕方ないのだ」と言ってもいられないわけで、その限界を少しでもなくし、採用の精度を上げようと、さまざまな工夫をするわけです。

そのひとつが、面接以外の手段の併用。

・エントリーシート
・筆記試験

こうしたものが代表例です。

もうひとつの手段が、面接そのものの工夫。
これには、①面接ステップ、②面接手法の2つがあります。

①面接ステップ

ひとつめの「面接ステップ」というのは、要するに、面接を複数回行うということです。
人事部や現場の管理職クラスによる「一次面接」と、役員や幹部による「二次面接」という2ステップ方式が、一般的です。

また、若手に、「一緒に働きたいと思うか」といった着眼点で面接させるという方法を取る会社もあります。

また、女性を面接官に必ず入れる、営業、技術など複数の職種の人を必ず入れるといった工夫も考えられます。

要は、さまざまな角度から応募者を見ようというわけです。

応募者も大変ですね…
人事マン向けの対策だけとっていればいいというわけにはいきませんから。

しかし、ビジネスの現場を考えると、当然とも言えます。
ビジネスでは、どんな立場の、どのような人が自分にかかわってくるかは、分からないわけですから。

したがって、どのような人に対してもきちんと向き合い、受け答えをすることが必要になるのです。

②面接手法

面接にはいろいろなやり方があります。
今回は、その中で代表的なものをご紹介しますが、「こんなやり方もあるよ」という情報があれば、コメントをお寄せください。

さて、面接の手法には、次のようなものがあります。

*個別面接
*集団面接
*グループ討議
*アセスメント
*懇親会

◆個別面接

スタンダードな面接です。
応募者1人に対して、1人~数名の面接官が対応します。

この方式の場合、面接のイニシアチブは会社側にあります。
つまり、面接の流れなどは、会社側がコントロールします。
(面接というのは、基本的にそのようなものですが、グループ討議などのように、応募者側にある程度流れをゆだねる方法もあります)。

そのため、会社として、必ずチェックしておくべき事項(志望動機など)は、個別面接の中で聞くのが一般的です。

◆集団面接

複数人(通常5人前後)の応募者をまとめて面接します。
基本的に、個別面接と同じように、会社が質問を投げかけ、応募者に答えてもらうという進め方をしますが、途中で、回答をしている人以外の応募者に意見を求めたり、質問を促したりといったことをします。
当然、こういうときにどのぐらい的を射た発言や質問があるかがチェックされます。
発言の中身だけでなく、他の人の話をどの程度聞いて、受け止めているかといったことも見られます。(この点は、グループ討議なども同様です)。

また、他の人が発言している時の態度なども見られます。

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2009年8月 6日 (木)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(5)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当官杉山秀文の投稿第5弾です。

G.(8)応募書類編(7)
今回も引き続き「はじかれるエントリーシート5つの条件」のお話です。

はじかれる可能性の強いエントリーシートは、次の5つのどれかにあてはまります。

・結論はどこ?
・それ、誰の考え?
・それ、誰がやったことなの?
・もしかして、ウケ狙い?
・読む人のこと、少しは考えている?

今回は、最後の「読む人のこと、少しは考えている?」についてです。

◆読む気をなくさせるエントリーシート

読みずらい、読む気をなくさせるエントリーシートというのがあります。
それは、次の2種類になります。

①内容そのもの
何がいいたいのか分からない、話が飛ぶ、論旨が通っていない、など

②文章レイアウト

このうち、最初の、内容そのものに関する部分は、冒頭の「結論はどこ?」に通じますね。
要するに、自分が何をしたいのか、何をPRしたいのかが分かっていない、あるいは整理されていないということです。

これについては、次回以降にお話しする予定の「スタートは己を知ることから」で取り上げましょう。

◆内容で勝負?

こういうことを言う人がいます。
学生だけでなく、社会人にも。

「内容で勝負。内容がよければ、それでいい。読みやすさとか、レイアウトなど関係ない。私は所業出版物を出しているのではない」

「内容で勝負」ということに異を唱えるつもりはありません。

しかし、このような人には、重大な誤解があります。

「読み手は、内容を理解しようと、その文章を一生懸命読むものだ」

断定します。
少なくとも、エントリーシートに限っては、それはありません。
(他の文章についても、ほとんどの場合、そうではないかと思いますが)

◆文章レイアウト

だからといって、ジャーナリストなど、文筆業を目指す人のようなトレーニングをすべしと言っているわけではありません。
また、編集者のようなセンスが必要なわけでもありません。

・読んで意味が伝わる文章であること
・疲れないレイアウトであること

この2つが満たされていれば、何はともあれ「読もう」という気になります。

パソコンのモニター上の文章でも、紙の文章でも、読む気が失せる文章には、次の特徴があります。

・1つの文章がやたらと長い
・改行がまったくない

もう、ぐちゃぐちゃにからまった山盛りスパゲティを出された気分になります。

◆基本は、相手の立場に立つ

こういう文章を書く人というのは、ほぼ例外なく、相手のことを考えていません。

就職活動の基本は、相手に自分のことを理解してもらうこと。
そのためには、まず相手のことを考え、どうすれば「伝わるか」を考える必要があるのです。

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元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(4)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当官杉山秀文の投稿第4弾です。

E.(6)応募書類編(5)
今回も引き続き「はじかれるエントリーシート5つの条件」のお話です。

はじかれる可能性の強いエントリーシートは、次の5つのどれかにあてはまります。

・結論はどこ?
・それ、誰の考え?
・それ、誰がやったことなの?
・もしかして、ウケ狙い?
・読む人のこと、少しは考えている?

前回はこのうち、「結論はどこ?」と「それ、誰の考え?」と聞きたくなるエントリーシートのお話をしました。

今回は、3つ目の「それ、誰がやったことなの?」

◆それ、誰がやったことなの?

これは、その1つ前の「それ、誰の考え?」に通じるものがありますね。
要するに、本人のし「主体的なかかわり」が見えてこないパターンです。

新卒、中途問わず、エントリーシートや職務経歴書でよくあるのが、プロジェクトやイベントに「参加」していたことは分かるけど、その中でその人が何をしていたのかが、さっぱりわからないというケースです。

・本人が発案し、中心となって進めた。
・発案は他のメンバーや上司だが、中心になったのは本人。
・プロジェクトに参加し、一定の役割をになった。
・ただいただけだった。

プロジェクトなどへの関わり方を整理すると、大体こんなところでしょうか。

◆面接に呼ばれればまだいいが…

こういう、よく分らないエントリーシートを見て、「よく分らないから、面接で聞いてみよう」となればラッキーです。

しかし、エントリー数が多い場合は、そうはなりません。

「よく分からないな。ボツ」
…こうなる可能性が十分あります。

採用担当者は、その人が何をしていたのかが知りたいのです。
そこを十分意識したエントリーシートを作りましょう。

ただし、虚偽申告、誇大広告はNGです。
こういうのは、面接で見抜かれますから。

F.(7)応募書類編(6)

はじかれる可能性の強いエントリーシートは、次の5つのどれかにあてはまります。

・結論はどこ?
・それ、誰の考え?
・それ、誰がやったことなの?
・もしかして、ウケ狙い?
・読む人のこと、少しは考えている?

今回は、4つ目の「もしかして、ウケ狙い?」

「とにかく目立てばいい」と勘違いしている方がいます。

確かに、大勢の応募者の中で、完全に埋没してしまって全く印象に残らないというのでは、採用されることはまずありません。

しかし、だからといって、「目立つために目立つ」というのでは、本末転倒です。
そして、そういうのは、面接官にもっとも嫌われます。

自分の長所や、一生懸命やってきたことを、説明するために相手の心に残る表現を考えるのは、まったく問題ありません。
と言うより、十分力を注ぐべきです。

しかし、ただ受けることだけを考えて書いたエントリーシートはNGです。

この辺の頃合いは難しいのですが、要するに、無意味な「ひねり」はやめましょうということです。

古い話で申し訳ありませんが、20年ぐらい前のサントリーのCMで「リザーブ友の会」というのがありました。
同社のウィスキーのPRで、もちろんこのような会は実際にはありません。

そのころ面接に来た学生のシートの、「所属するクラブ、サークルなど」の欄に「リザーブ友の会」とありました。
面接官が、「これは何?」と質問したところ、学生は目を輝かせて、「実在の団体ではありません。僕はお酒が大好きなので、それを表現したかったのです」と答え、次の質問を待ちました。

たぶん彼は、何かこれに絡めて説明したい(アピールしたい)ことがあったのでしょう。

しかし面接官はそこを素通りし、別の質問に移っていました。

私は当時、一担当者として面接に同席していましたが、面接官の対応は正解だったと思っています。

もし自分がお酒にからめて何かアピールしたいのであれば、それを素直に、「自己PR欄」などに書けばよろしい。
無理にひねったりする必要はないのです。

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2009年8月 5日 (水)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(3)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当官杉山秀文の投稿第3弾です。

C.(4)応募書類編(3)
◆エントリーシートは最初のステップ

前回お話しした通り、エントリーシートで応募者は最初のふるいにかけられます。
したがって、応募者はこのシートで、しっかり自分をアピールし、次のステップ、すなわち面接や筆記試験に進むようにしなくてはなりません。

では、採用担当者は、エントリーシートの、どのような点を見るのでしょうか?

もちろんこのようなことは、会社によって、そして担当者によって異なってきます。
会社の社風や、求める「人材像」によって、見るべきポイントは違うでしょう。

ただ、どのような人材を求めているのであれ、残るエントリーシート、落とされるエントリーシートには、それぞれほぼ共通する要素があるように思います。

◆エントリーシートをチョイスする手順

どんな要素があるのかを見る前に、採用担当者はどんな手順でエントリーシートを振り分けていくのでしょうか?

これも、いろいろな方法があると思いますが、私は次のようにやっていました。

①一読して明らかに「×」と判断されるシートを抜き出す。
②再度読み込み、かなり厳しいと判断されるシートを抜き出す。

この時点で、選択はほとんど終わります。
次のステップ、つまり筆記試験や一次面接に呼ぶ人数にもよりますが、エントリーシートでのチョイスは、「明らかにネガティブ」を判別することにあります。(と、私は考えています)。

言い方を変えると、少なくとも筆記試験まではできるだけ来てもらい、そこから選考を始めるという方が、ベターなわけです。
したがって、エントリーシートでの振り分けは、必要最小限にすべきものです。

ただ、これはあくまでも私の考えなので、どこにでもあてはまるとは限りません。

エントリーシートでの振り分けが、どのような考え方に基づいて行われるかはともかく、応募者として知っておくべきは、「採用担当者がネガティブな判断をするエントリーシート」の特徴を知っておくことですね。
D.(5)応募書類編(4)
エントリーシートは「ネガティブ排除」が第一の目的と言っていいでしょう。
ただし、それだけにとどまるとは限りません。
エントリーシートが大量に集まるような人気企業の場合は、さらに踏み込んで、この段階で採用したい、採用する可能性のある人だけを残すという絞込みも行われます。

しかし、いずれにしろ、ネガティブな印象を与えるエントリーシートが残ることがないことだけは確かです。

◆はじかれるエントリーシート「5つの要件」

では、エンガティブなエントリーシートとは、どのようなものでしょうか?
私は、次の5つの要件を挙げます。
読んだ人が、次のような質問をしたくなるエントリーシートは、望み薄と言っていいでしょう。

・結論はどこ?
・それ、誰の考え?
・それ、誰がやったことなの?
・もしかして、ウケ狙い?
・読む人のこと、少しは考えている?

◆結論はどこ?

何が言いたいか、分からないということですね。
こういうエントリーシートは致命的です。

最後まで読まないと、結論が分からないエントリーシートも厳しいですね。
最後まで読まれない可能性もあります。

また、筋が通っていなかったり、論理に飛躍があるような場合も、落とされます。
無理やり「面白い」結論を出そうとすると、そうなりがちです。

◆それ、誰の考え?

美しいこと、格好いいことを書き連ねているものの、「○○氏はこう言っている」とか「情勢は○○である」といった表現に終始しているエントリーシートに出くわすことがあります。
また、どこかの識者の見解や、世間一般で言われていることを、自分の考えであるかのように書いていることもあります。

採用担当者は、雑誌や新聞に書いてあることを改めて読みたいわけではないのです。

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2009年8月 4日 (火)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(2)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当者の杉山秀文の投稿第2弾です。

A.(2)応募書類編(1)
◆最初の接点は応募書類

採用活動中の会社と就職活動中の学生・社会人(応募者と称します)の最初の接点は、応募書類と言っていいでしょう。

その前に、電話やメールでの問い合わせなど、会社と応募者の接する機会はあります。
また、会社のウェブサイトや会社案内を見るという行為も、接点と言えなくはありません。

しかし、応募者が、それなりに「受けよう」という意思をもって、最初に起こすアクションは応募書類の作成ということになるでしょう。(本気度のレベルはともかくとして)。

また、会社も、「当社に関心を持っているのはどんな人?」という目で見る、最初のデータが応募書類となります。

◆応募書類のレベル

「応募書類」にもいくつかのレベルがあります。

まず最初のレベルが、エントリーシート。
セミナー、説明会への申込みに使われます。

ファーストコンタクト用のシートであり、文字通り、エントリー。
ただ、新卒採用の場合、セミナーや会社説明会からそのまま採用試験に流れていくこともあります。
また、エントリーシート以外には特に応募書類を求めない会社もありますから、応募者としては気を抜けません。(抜けないはずです。明らかに気を抜いているとしか思えないエントリーシートにお目にかかることもありましたが)。

次が履歴書と職務経歴書ですね。

職務経歴書は当然、中途採用だけが対象です。

ここからが本番という会社もあります。
筆記試験など、一定のふるいをかけた応募者にだけ、履歴書を書いてもらう会社もあります。
B.(3)応募書類編(2)
◆エントリーシートと履歴書

エントリーシートや履歴書に決まったフォームはありません。
会社が自由に設定することができます。
(ただし、本籍などセンシティブな情報は収集しないよう、厚労省が行政指導している)。

履歴書についてはJISに様式例が出ており、これに準拠しつつ、独自に項目を追加しているのが一般的です。

◆エントリーシートと履歴書の内容

エントリーシートの一般的な項目は次の通りです。

・氏名
・連絡先
・出身高校、大学
・職歴(中途採用の場合)
・志望動機
・自己PR
・資格、特技

また、履歴書の一般的な項目は次の通りです。

・氏名
・性別
・生年月日、満年齢
・現住所、電話番号、連絡先(現住所以外に連絡を希望する場合)
・学歴、職歴
・資格、免許
・賞罰(
・志望動機
・本人の希望(給料、職種、勤務時間、勤務地など)
・通勤時間
・扶養家族(配偶者除く)の人数
・配偶者およびその扶養義務の有無

◆エントリーシートと履歴書の位置づけ

こう比較すると、エントリーシートは自己PR書類(データ)、履歴書は正式応募書類という位置づけであることが分かります。

エントリーシートはネット経由で提出してもらうことが多いようです。
また、記入欄が広く取られ、字数制限にかなり余裕があるか、あるいは字数制限なしというのが一般的です。

エントリーシートは、その名の通り、採用エントリーのための書類です。
応募者は通常、このシートで最初のふるいにかけられます。

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2009年8月 3日 (月)

元採用担当者が語る欲しい人材・欲しくない人材(1)

就勝塾 http://shukatsujyuku.com/

当塾講師で元採用担当者が採用担当者の視点で書いてくれています。しばらく投稿してもらいますので、楽しみにしてください!!

人事屋を20年近くやっていると、人事関連業務のほとんどを、一度は経験します。
もちろん業務によって経験度の濃淡はありますが。

私の場合、一番長く、かつ濃く経験したのは、人事・賃金・労働時間制度の構築・改訂・運用、採用・研修の2つ。

どちらも結構大変で、その分思い出に残ってるわけですが。

採用業務もずいぶんやりました。
新卒、中途採用合わせると、会ってきた人は数千人単位になります。
数えたことはありませんが。

◆人材採用のポイントは

人材採用で常に問題になるのが、「採用基準」というものです。
これが結構難しく、議論になるところです。

原則は、基本戦略があって、そこで会社の基本的な採用方針・採用基準が固まります。
それに基づいて年間採用計画が立てられます。その中で、「今年度の採用基準」とか「今年度の採用重点方針」といったものが、採用人数と合わせて決められます。

そして、新卒採用や中途採用といった採用プロジェクトごとに、採用人数や採用基準を決めて、実施します。

ざっとこんな流れで採用活動というのは進められていきます。
まぁ、こんなにきれいに、教科書通りに進むとは限らず、走りながら考えるというのが実際のところですが。

いずれにしろ、会社が人材を採用する際には、何らかの基準があります。
そしてそれは、その時点の会社の戦略・計画や、外部環境によって変化していきます。

◆採用できる・できないのラインは?

このように採用基準というのはその都度見直されていくものですが、それとは別に、採用される・されないのラインのようなものが存在します。

明文化されているわけではないのですが、何年も採用業務に携わっていると、そういうものが感覚的に身についてきます。

そのため、面接室へ入った時点で、大体の予測はつくようになります。

このような感覚は、自分が属する組織固有の価値観や文化に基づくものが少なくないでしょう。
しかし、組織を問わず、どこにでも共通する要素というのもあるように思います。

会社から見れば、「採用したい人・したくない人」あるいは「採用すべき人・してはいけない人」。

応募者から見れば、「採用される人・されない人」。

この「分かれ目」が何なのかを探っていきましょう。

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